Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht:
Ein Jahr vergeht wie im Flug.
Um im Zeitstrudel und im Alltagsstress nicht die Orientierung zu verlieren, brauche ich immer zumindest einen groben Flugplan.
Sprich: einen PR-Plan, in dem ich meine eigenen PR- und Marketingaktivitäten bzw. meinen Content im Überblick habe.
Wenn Sie mit Pressearbeit bekannter und präsenter werden wollen, dann machen Sie unbedingt eine PR-Planung fürs nächste Jahr.
Das ist gleichsam Ihr PR-Lotse in Ihrem Alltag. Planen Sie Ihre Pressearbeit für die nächsten Quartale in groben Zügen.
Beantworten Sie für Ihre PR-Planung folgende Fragen:
1. Mit welchen Themen wollen Sie sich wann an Ihre Wunschmedien wenden?
- Können Sie als Profi auf Ihrem Gebiet den Journalist*innen Tipps geben – mit denen das Leben der Leser*innen, Seher*innen oder Hörer*innen besser/einfacher/gesünder/glücklicher wird?
- Welche Geschichten können Sie aus Ihrem persönlichen Alltag erzählen? Was für Erfahrungen haben Sie gemacht?
- Vertreten Sie zu einem Thema eine Meinung, die anders ist als die gängige Meinung?
Diese Ideen sammeln Sie in einer Ideen-Liste oder in einem Cluster.
Wie dieser geniale Ideenspeicher funktioniert, hab ich hier kurz umrissen…
2. Welche Anlässe stehen im nächsten Jahr an?
- Launchen Sie ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung?
- Steht ein Event an – wie z. B. eine Geschäftseröffnung, ein Tag der offenen Tür, eine Benefiz-Veranstaltung? Feiern Sie ein Jubiläum?
- Sie können auch einen Anlass „schaffen“: Schauen Sie in diese Liste mit Aktionstagen: Welche*r passt bzw. passen zu Ihnen und Ihrem Thema?
Solche Aktionstage bekommen in der Regel mediale Aufmerksamkeit und Journalist*innen suchen nach Geschichten und Informationen dazu.
Die Termine und Aktionstage notieren Sie gleich in Ihrem Kalender bzw. in einer Jahresübersicht.
3. An welche Medien wollen Sie sich im nächsten Jahr mit welchem Themenvorschlag wenden?
Recherchieren Sie nun die Erscheinungstermine bzw. Redaktionsschlüsse der einzelnen Medien. (Diese finden Sie meist unter „Mediadaten“ auf den jeweiligen Websites.)
Diese Termine tragen Sie nun ebenfalls in die Jahresübersicht bzw. in Ihren Kalender ein.
Sie brauchen einen ersten Überblick über Österreichs Medienlandschaft?
4. Je nach Medium berechnen Sie in Ihrer PR-Planung Vorlaufzeiten für jedes einzelne Medium und Ihre persönliche Vorbereitungszeit.
Das heißt: Einer Tageszeitung können Sie relativ kurzfristig Themenvorschläge schicken. Aber auch Redaktionen planen gerne und sind froh, wenn Sie nicht dauernd „am letzten Drücker“ arbeiten müssen.
Als Faustregel gilt: Je öfters ein Medium erscheint, umso kürzer die Vorlaufzeit.
Bei einer Monatszeitschrift sollten Sie schon 2 – 3 Monate Vorlaufzeit einrechnen.
Ein Beispiel:
Sie möchten nächstes Jahr in die Dezember-Ausgabe eines Frauenmagazins kommen; sagen wir „Welt der Frauen“, das am 28. November erscheinen wird. Der Anzeigen- und Redaktionsschluss ist ca. ein Monat davor am 28. Oktober. Schicken Sie daher Ihre Themenvorschläge rechtzeitig an die Journalist*innen und planen Sie auch ein bis drei Wochen für ein allfälliges Erinnern und Nachfassen ein.
Kalkulieren Sie großzügige Pufferzeiten ein und dann tragen Sie sich konkrete Starttermine für Ihre Pressearbeit samt ToDos in Ihren Kalender ein (wie z.B. E-Mail und Themenvorschlag für Medium XY schreiben, Ansprechperson in Redaktion XY recherchieren usw.). Blockieren Sie sich zum Beispiel Halbtage oder Zeitfenster.
Wozu eine PR-Planung gut ist
- Überblick:
Der größte Vorteil aus meiner Sicht ist, dass Sie einen guten Überblick über Ihre geplante Pressearbeit haben. - Außerdem haben Sie so ein bzw. mehrere PR-Ziele vor Augen:
Sie legen sich auf konkrete Medien fest, um bekannter zu werden und Ihre Traumkund*innen zu erreichen. - Zudem blockieren Sie sich fixe Zeitfenster:
Sie wissen nun, wann Sie zeitgerecht ins Tun kommen müssen, damit Sie keinen Redaktionsschluss verpassen. - Last, but not least: Sie schaffen sich Verbindlichkeit und Routine:
Gewöhnen Sie sich an, die Zeitfenster für Ihre Pressearbeit als verbindliche Termine anzusehen und diese einzuhalten – ähnlich einem Kundentermin.
Noch ein Tipp:
Manche meine*r Kund*innen machen ihre PR-Planung als Übersicht in ihrem Outlook-Kalender, andere in ihrem Papier-Kalender oder Bullet Journal, andere wiederum ergänzen ihren Social-Media-oder Blog-Redaktionsplan in einer Excel-Tabelle um ihre Pressearbeit.
Machen Sie Ihre PR-Planung an dem Ort und mit dem Tool, das Sie sowieso regelmäßig nutzen und wo Sie Ihre Notizen jederzeit finden.
Wie machen Sie Ihre PR-Planung? Und in welcher Form?
Ich freu mich auf Ihren Kommentar weiter unten!
© canva